【初心者向け】コワーキングスペース利用前に確認！知っておくべきルールとマナー
フリーランスとして働き始めたばかりで、自宅ではなかなか作業に集中できないという方もいらっしゃるかもしれません。コワーキングスペースは、集中できる作業環境と、他のフリーランスとの交流機会を得られる可能性がある場所として注目されています。しかし、初めて利用する際は、「どんな場所なのだろう」「利用者同士のルールはあるのだろうか」といった不安を感じることもあるかと思います。
特に、他の利用者とスペースを共有するコワーキングスペースでは、それぞれが快適に過ごすための「ルール」や「マナー」が存在します。これらを事前に知っておくことで、初めての利用でも安心して、そして気持ちよく作業に集中することができます。この記事では、コワーキングスペースを初めて利用する方が知っておくべき基本的なルールとマナーについて解説します。
コワーキングスペースにルールがあるのはなぜ？
コワーキングスペースは、多様なバックグラウンドを持つ様々な方々が、それぞれの目的のために集まる場所です。フリーランスとして集中して仕事に取り組む方、打ち合わせをする方、あるいは学習に励む方など、様々な利用者がいます。
こうした共用空間において、誰もが快適に、そしてそれぞれの目的を達成するために必要な環境を維持するためには、一定のルールやマナーが必要となります。ルールは、主にスペース運営者が定めたものであり、契約内容や利用規約に記載されています。一方、マナーは、利用者同士が互いに配慮し、気持ちよく過ごすための暗黙の了解や行動規範と言えます。
これらのルールとマナーを守ることは、自分自身の集中力を維持するためだけでなく、他の利用者の集中を妨げないためにも非常に重要です。
利用前に必ず確認すべき「主なルール」
コワーキングスペースのルールは、運営者によって異なりますが、多くのスペースに共通する、特に初めて利用する方が確認しておきたい基本的なルールをいくつかご紹介します。
1. 利用時間に関するルール
- 営業時間: スペースが開いている時間帯です。早朝から深夜まで利用できる場所もあれば、平日の日中のみ営業している場所もあります。ご自身の作業スタイルに合わせて確認しましょう。
- 最終入室・退室時間: 営業時間内でも、最終の入室時間が決まっている場合や、無人運営のスペースでは入退室の方法に特定のルールがある場合があります。
- 利用プランによる制限: 月額会員やドロップイン（一時利用）など、契約しているプランによって利用可能な曜日や時間帯が制限されることがあります。
2. 料金体系と支払い方法
- 基本料金: ドロップイン料金や月額料金、プランごとの料金などを確認します。
- 追加料金が発生する場合: 印刷、会議室の利用、特定設備の利用などで追加料金が発生するか、その料金体系を確認しておきましょう。思わぬ出費を防ぐためにも重要です。
- 支払い方法: クレジットカード、銀行振込、電子マネーなど、利用できる支払い方法を確認します。
3. 飲食に関するルール
- 飲食の可否: スペース内で飲食が可能か、可能であればどのエリアで許されているかを確認します。作業エリアでの食事は禁止されている場合が多いです。
- 持ち込みの可否: 飲食物の持ち込みが可能か、また持ち込み量に制限があるかなどを確認します。
- キッチン・給湯設備の利用: キッチンや給湯設備がある場合、その利用ルールや時間帯なども確認しておくと便利です。
4. 通話・オンライン会議に関するルール
- 通話・会議の可否: オープンスペースでの通話やオンライン会議が可能か、または特定のエリア（例：フォンブース）でのみ許可されているかを確認します。他の利用者の集中を妨げやすいため、特にデリケートな項目です。
- フォンブースの利用方法: フォンブースがある場合、予約が必要か、利用時間に制限があるかなどを確認します。
5. 設備利用に関するルール
- プリンター・スキャナー: 利用方法、料金体系（無料の場合も有料の場合もあります）、用紙の持ち込み可否などを確認します。
- Wi-Fi: 利用方法、セキュリティ対策（VPN推奨など）について確認します。
- 電源: 利用可能な場所や、タコ足配線に関する制限などを確認します。
6. 荷物に関するルール
- 荷物の管理: スペース内に荷物を置いたままにできるか、一時離席時のルール、貴重品の管理方法などを確認します。盗難防止のためにも、ルールを理解し適切に対応することが重要です。
- ロッカー: 利用可能なロッカーがあるか、利用料金はかかるかなどを確認します。
他の利用者と気持ちよく過ごすための「マナー」
ルールブックに明記されていなくても、コワーキングスペースという共有空間で心地よく過ごすために、利用者同士が意識すべきマナーがあります。
- 音への配慮: タイピング音、マウスのクリック音、物を置く音などは、思っている以上に響くことがあります。特に静かな集中エリアでは、可能な限り静かに作業することを心がけましょう。音楽を聴く際はイヤホンを必ず使用します。通話やオンライン会議の際は、指定されたエリアを利用し、声の大きさにも配慮が必要です。
- スペースの占有: 作業スペースに必要以上の私物を広げすぎないようにしましょう。限られたスペースを他の利用者のために空けておく配慮が必要です。
- 席の確保: 長時間席を離れる際に、私物で席を確保しっぱなしにするのは控えましょう。スペースによっては、長時間離席する場合は荷物を片付けるようルールで定められていることもあります。
- 清潔さの維持: 飲食後のゴミや使用した食器は自分で片付け、テーブルを拭くなど、次に使う人が気持ちよく利用できるよう清潔さを保ちましょう。
- 挨拶と軽いコミュニケーション: 他の利用者と目が合った際に軽く会釈をするなど、基本的な挨拶やマナーを意識すると、場全体の雰囲気が良くなります。ただし、過度に馴れ馴れしくしたり、相手の作業を妨げるような行為は控えましょう。交流エリア以外では、作業に集中している方が多いことを理解し、必要最低限のコミュニケーションに留めるのが一般的です。
- 無断での写真撮影の禁止: 他の利用者が写り込む可能性がある場所で、無断で写真や動画を撮影することは控えましょう。プライバシーへの配慮は非常に重要です。
ルール・マナーを知っておくことの重要性
コワーキングスペースのルールやマナーを事前に把握しておくことは、いくつかの点で非常に重要です。
- トラブルの回避: ルールを知らずに利用すると、思わぬ追加料金が発生したり、他の利用者との間でトラブルになったりする可能性があります。
- 集中力の維持: 自分自身がルールを守るだけでなく、他の利用者がマナーを守ってくれることで、静かで集中できる環境が保たれます。また、自分がマナーを守ることで、周囲からの無用な視線や注意を避けることができ、自身の集中を妨げられるリスクも減らせます。
- コスト管理: 特に料金体系に関するルールを正確に理解しておくことで、予算を超過してしまうことを防げます。
情報収集の方法
利用を検討しているコワーキングスペースのルールは、主に以下の方法で確認できます。
- 公式サイト: 多くのスペースでは、ウェブサイトに利用規約や料金体系、設備に関する詳細情報が掲載されています。まずは公式サイトを確認しましょう。
- 見学時の質問: 可能であれば、実際にスペースを見学し、スタッフの方に直接質問するのが最も確実です。「通話はどこでできますか？」「飲食の持ち込みは可能ですか？」など、気になる点を具体的に質問してみましょう。
- 問い合わせ: 電話やメールで直接スペースに問い合わせることも有効です。
まとめ
コワーキングスペースを初めて利用する際の不安を解消し、自分に合った環境を見つけるためには、事前の情報収集が非常に大切です。特に、利用に関するルールや、他の利用者とのマナーを知っておくことは、トラブルを避け、快適に作業に集中するために欠かせません。
公式サイトの確認や見学時の質問を通じて、利用方法や注意点についてしっかりと理解しておきましょう。ルールやマナーを守り、お互いを尊重することで、コワーキングスペースはフリーランスにとって、自宅では得られない集中できる素晴らしい作業空間となります。最初のステップとして、ぜひ気になるスペースのルールを確認してみてください。きっと、あなたにとって最適な場所が見つかるはずです。