【フリーランス初心者向け】コワーキングスペース利用中の「困った」を解決！よくあるトラブルと対処法
フリーランスとして働き始め、自宅での作業に限界を感じてコワーキングスペースの利用を検討されている方も多いのではないでしょうか。コワーキングスペースは集中できる作業環境や他のフリーランスとの交流機会を得られる魅力的な場所ですが、実際に利用を始めると「これでいいのかな？」「どうすればいいんだろう？」と迷うシーンに遭遇することもあります。
特に、コワーキングスペースの利用が初めての場合、どんな「困った」が起こりうるのか、どう対処すれば良いのか分からず不安を感じることもあるかもしれません。
この記事では、コワーキングスペースを使い始めたばかりのフリーランスの方が遭遇しやすい、具体的な「困った」シーンを想定し、それぞれの解決策や考え方をご紹介します。この記事をお読みいただければ、利用中の不安を減らし、自信を持ってコワーキングスペースを活用できるようになることを目指します。
利用中の「困った」シーンとその解決策
ここでは、コワーキングスペースでよく聞かれる「困った」シーンをいくつかご紹介し、その対処法や予防策を具体的に解説します。
シーン1：行ってみたら席がない！/特定の席が埋まっている
コワーキングスペースに到着したものの、希望する種類の席が見つからない、あるいは満席だったという状況は起こりえます。
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原因として考えられること：
- 特定の時間帯（昼休み明けや夕方など）は利用者が集中しやすい
- 人気のある種類の席（窓際、電源近く、集中ブースなど）が埋まっている
- 施設全体でイベントが開催されている
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対処法・予防策：
- 混雑状況の事前確認: 多くのコワーキングスペースは、ウェブサイトやアプリでリアルタイムの混雑状況を確認できます。利用前にチェックする習慣をつけましょう。
- ピークタイムを避ける: もし可能であれば、混雑しやすい時間帯を避けて利用することを検討します。
- 複数のコワーキングスペースを候補に: いつも利用する施設が満席の場合に備え、近隣の別のコワーキングスペースもいくつか候補に挙げておくと安心です。
- 予約制の席を活用: 一部のコワーキングスペースには、事前に予約が必要な席や個室（フォンブースや会議室など）があります。集中したい作業がある日などは、これらの予約システムを積極的に活用しましょう。
シーン2：オンライン会議の声が周りに漏れていないか不安
Web会議が頻繁にあるフリーランスにとって、周囲への音漏れは大きな心配事の一つです。オープンスペースでの会議は、周囲の方に迷惑をかけていないか気になりますし、情報漏洩のリスクもゼロではありません。
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原因として考えられること：
- オープンスペースで通話している
- 声量が大きくなってしまう
- 周囲の利用者の会話が聞こえてくる（自分が話す声も伝わりやすい）
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対処法・予防策：
- フォンブース（個室）の活用: 多くのコワーキングスペースには、個室型のフォンブースが設置されています。オンライン会議や電話はこちらを利用しましょう。利用に予約が必要か、時間制限があるかなどを事前に確認しておくとスムーズです。
- 会議室の利用: 長時間の会議や、複数人でのオンライン会議には、有料の会議室を利用するのが適しています。利用料金や予約方法を確認しましょう。
- 声量への配慮: オープンスペースでやむを得ず短い電話をする場合なども、可能な限り声量を抑え、周囲への配慮を心がけましょう。
- ノイズキャンセリング機能付きヘッドセット: 高機能なヘッドセットを利用することで、自分の声が周囲に漏れるのを抑え、同時に周囲の音も拾いにくくなります。
シーン3：プリンターやスキャナーの使い方が分からない
急に資料を印刷したり、書類をスキャンしたりする必要が生じたものの、施設の備品であるプリンターやスキャナーの操作方法が分からず困ってしまうことがあります。
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原因として考えられること：
- 普段使い慣れている機種と異なる
- 印刷方法（Wi-Fi経由、USB接続、専用アプリなど）が分からない
- 利用マニュアルが見当たらない
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対処法：
- 施設スタッフに尋ねる: これが最も確実で早い解決策です。コワーキングスペースには必ずスタッフがいますので、遠慮なく「プリンターの使い方が分からないのですが」と声をかけましょう。
- 利用マニュアルを確認する: 多くの施設では、プリンターなどの備品の近くに利用マニュアルが置かれています。まずはそちらを確認してみましょう。
- 事前の確認: 可能であれば、見学時や利用開始前に、よく使う備品（プリンター、スキャナー、シュレッダーなど）の利用方法や場所を確認しておくと安心です。オンラインで利用ガイドを公開している施設もあります。
シーン4：会員プランや予約を間違えてしまった
初めてコワーキングスペースを利用する際、料金プランの内容を誤解していたり、予約システムの使い方を間違えてしまったりすることは起こりえます。
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原因として考えられること：
- プランごとの利用可能時間、曜日、拠点などの違いを理解していなかった
- 予約が必要な施設なのに予約せずに利用してしまった
- オンライン予約システムで日付や時間を間違えてしまった
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対処法・予防策：
- 契約・利用前に徹底確認: 契約前には、自分の利用スタイルに合ったプランか（利用時間、曜日、拠点など）、予約は必要か、ドロップイン利用は可能かなどを、必ず施設の利用規約や料金表で詳細に確認しましょう。
- 予約システムの使い方を理解: 予約制の施設では、初回の予約時に操作方法をしっかりと確認し、可能であればテスト予約などをしてみると良いかもしれません。
- 間違いに気づいたら即連絡: もしプランや予約に間違いがあったことに気づいたら、すぐに施設の管理事務所やスタッフに連絡してください。キャンセル規定や変更の可否について案内があるはずです。
シーン5：他の利用者の音が気になる/自分が音を出してしまった
コワーキングスペースは様々な人が利用する場所です。周囲の音が気になって集中できない、あるいは自分が意図せず音を出してしまい周囲に迷惑をかけていないか心配になることもあります。
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原因として考えられること：
- 他の利用者のキーボード音、会話、電話
- BGMや空調の音
- 自分のキーボード音、タイピング音、咳払いなど
- 電話やオンライン会議の声が大きくなってしまう（シーン2とも関連）
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対処法・予防策：
- 利用者間のマナーの理解: 多くのコワーキングスペースには、快適に利用するためのルールやマナーが定められています。静かに利用すること、電話は指定された場所で行うことなどを理解しておきましょう。
- 「集中エリア」や個室の利用: 静かな環境で集中したい場合は、施設内の「集中エリア」や有料の個室、フォンブースを利用しましょう。
- ノイズキャンセリングヘッドホンの活用: 周囲の音が気になる場合は、ノイズキャンセリング機能付きのヘッドホンやイヤホンが非常に役立ちます。
- 自分が出す音への配慮: 自分がキーボードを強く叩きすぎたり、咳払いを頻繁にしたりしていないか意識しましょう。周囲への配慮が、お互いが快適に利用するための基本です。
- スタッフへの相談: 他の利用者の音が著しく気になる場合でも、直接その利用者に話しかけるのは避けましょう。施設のスタッフに状況を伝え、対応をお願いするのが適切な方法です。
シーン6：荷物を置いたまま離席して大丈夫？
お手洗いや飲み物を取りに行く際など、少しの間席を離れる場合に、PCや貴重品を席に置いたままで良いか迷うことがあります。
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原因として考えられること：
- 施設内のセキュリティ状況が分からない
- 他の利用者との信頼関係が築けていない
- 荷物を持って移動するのが面倒
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対処法・予防策：
- 貴重品は必ず持ち歩く: PCやスマートフォン、財布など、貴重品は席を離れる際に必ず携帯しましょう。短時間の離席でも、万が一の事態に備えることが重要です。
- ロッカーの活用: 多くのコワーキングスペースには、手荷物などを保管できるロッカーが設置されています。有料の場合もありますが、荷物を気にせず席を離れたい場合に便利です。
- セキュリティ意識の高い施設を選ぶ: 入口に受付がある、スタッフが定期的に巡回しているなど、セキュリティ対策がしっかりと講じられている施設を選ぶとより安心できます。
まとめ：不安を乗り越え、コワーキングスペースを使いこなすために
コワーキングスペースの利用中に「困った」と感じるシーンは、誰にでも起こりうるものです。これらの具体的な状況と解決策を事前に知っておくことで、いざという時に慌てずに対処できるようになり、安心して作業に集中できます。
もし実際に困った状況に遭遇した場合は、一人で抱え込まず、施設のスタッフに相談することを強く推奨します。スタッフは施設のプロフェッショナルであり、利用者からの質問や困りごとへの対応も業務の一環です。
コワーキングスペースは、あなたのフリーランスとしての活動を強力にサポートしてくれる場所です。この記事でご紹介した情報が、あなたがコワーキングスペース利用中の不安を解消し、より快適に、そして最大限に活用するための一助となれば幸いです。様々な経験を通じて、あなたにとって最も集中でき、そして必要に応じて交流もできる、最適な「自分の場所」を見つけていきましょう。