【フリーランス初心者向け】コワーキングスペース代は経費になる？確定申告で損しない方法
フリーランスとして働き始めたものの、自宅での作業に集中できないと感じ、コワーキングスペースの利用を検討されている方もいらっしゃるのではないでしょうか。費用がかかることへの不安から、なかなか一歩踏み出せないこともあるかもしれません。
しかし、ご安心ください。事業のために利用するコワーキングスペースの料金は、適切に処理すれば「経費」として計上できる可能性があります。経費として計上することで、所得税や住民税の負担を軽減できるため、実質的なコストを抑えながら、快適な作業環境や人脈づくりの機会を得ることが可能になります。
この記事では、フリーランスの方向けに、コワーキングスペース利用料の経費計上について、基本的な考え方から具体的な方法、注意点までを分かりやすく解説いたします。確定申告で損をしないためにも、ぜひ最後までお読みいただき、コワーキングスペースを賢く活用する参考にしてください。
コワーキングスペース利用料は経費になる？基本的な考え方
結論から申し上げますと、コワーキングスペースの利用料は、事業に関わる支出であれば原則として経費として認められます。
税務上の基本的な考え方として、フリーランスの活動（事業）を行う上で発生した費用は「必要経費」として所得から差し引くことができます。コワーキングスペースを、クライアントとの打ち合わせ場所として利用したり、集中して執筆やプログラミング、デザインなどの作業を行う場所として利用したりすることは、まさに事業を遂行するために必要な行為です。
そのため、コワーキングスペースの利用料は、必要経費として計上することが可能です。
どのような費用が経費になるか
コワーキングスペースで発生する様々な費用も、事業に関連するものであれば経費計上の対象となり得ます。
- 月額会員費やドロップイン利用料: これらが最も一般的なコワーキングスペースの利用料です。事業のための作業場所として利用していれば、全額経費として計上できます。
- 会議室利用料: クライアントや共同作業者との打ち合わせのために利用した場合、経費となります。
- オプションサービスの利用料: 複合機（コピー機）の利用料、ロッカー利用料など、事業のために利用したものであれば経費となります。
- 飲食代: コワーキングスペース内で購入した飲食物のうち、作業効率向上や打ち合わせ時の提供など、事業遂行に関連性が認められる範囲のものは経費となり得ます。ただし、個人的な飲食との線引きには注意が必要です。
どの勘定科目で計上すれば良いか
経費を記帳する際には、「勘定科目」という分類を使います。コワーキングスペースの利用料に使える勘定科目はいくつか候補があり、利用形態やご自身の事業内容によって最適なものが異なります。
代表的な勘定科目をいくつかご紹介します。
- 地代家賃（ちだいやちん）: 事務所や店舗などの賃貸料を計上する際に用いる科目です。コワーキングスペースを、自身の事業の作業場所・拠点として継続的に利用する場合に、この科目を使用することが考えられます。自宅兼事務所の場合の家賃按分と混同しないよう注意が必要ですが、コワーキングスペースの場合は事業専用のスペースとみなせるため、利用料の全額を計上しやすい科目と言えます。
- 会議費（かいぎひ）: 業務に関する打ち合わせや会議のために使った費用を計上する科目です。コワーキングスペースの会議室をクライアントとの打ち合わせのために利用した場合などに使えます。
- 通信費（つうしんひ）: インターネット利用料や電話代などを計上する科目です。コワーキングスペースのWi-Fi利用料が別途請求される場合などに該当しますが、多くの場合、利用料に含まれているため、分けて考える必要は少ないかもしれません。
- 雑費（ざっぴ）: 他のどの勘定科目にも当てはまらない少額な費用や、一時的な費用を計上する際に用いる科目です。コワーキングスペースのドロップイン利用料や、複合機利用料など、継続的・主要な支出ではない場合にこの科目を使用することも考えられます。ただし、雑費の金額が大きいと税務署に内容を問われる可能性もあるため、頻繁に利用する場合は「地代家賃」などでまとめて計上する方が分かりやすいでしょう。
どの勘定科目を使うかは、一度決めたら継続して同じ科目を使うようにしましょう。多くの場合、フリーランスの主な作業場所としての利用であれば「地代家賃」で計上するのが最も一般的で分かりやすい方法と考えられます。
具体的な経費計上方法：記帳と領収書の管理
コワーキングスペース利用料を経費として計上するためには、日々の記帳と、その根拠となる書類の保管が必要です。
1. 領収書または利用明細を受け取る・保管する
コワーキングスペースを利用したら、必ず領収書を受け取るか、利用明細（請求書）を取得しましょう。月額会員の場合は、毎月発行される利用明細や請求書がこれに該当します。これらは、経費が発生したことを証明する重要な書類です。
受け取った領収書や利用明細は、無くさないように整理して保管しておきましょう。税法上、原則として7年間（※場合によっては10年間）の保管義務があります。
2. 帳簿に記帳する
事業に関するお金の出入りを記録するのが「帳簿」です。簡易な帳簿（簡易帳簿）をつけるか、会計ソフトを利用して記帳します。
記帳する内容は主に以下の通りです。
- 日付: 費用を支払った日付
- 勘定科目: 経費の種類（例: 地代家賃、雑費など）
- 摘要（てきよう）: 費用の内容を具体的に記載（例: ○月分コワーキングスペース利用料、会議室利用料[日付]など）
- 金額: 支払った金額
【記帳例】
簡易帳簿の場合（例：月額利用料を「地代家賃」で計上）
| 日付 | 勘定科目 | 摘要 | 金額 | 備考 | | :------- | :--------- | :------------------- | :------- | :--- | | 2023/11/1 | 地代家賃 | 11月分 コワーキングスペース利用料 | 15,000 | |
会計ソフトの場合（入力画面イメージ）
| 発生日 | 勘定科目 | 補助科目・取引先 | 摘要 | 金額 | | :--------- | :--------- | :--------------- | :----------------------- | :----- | | 2023/11/01 | 地代家賃 | （コワーキングスペース名など） | 11月分利用料 | 15,000 |
会計ソフトを使えば、勘定科目の選択や摘要の入力がスムーズに行え、確定申告書類の作成も効率化できます。初心者向けの使いやすい会計ソフトも多数ありますので、検討してみるのも良いでしょう。
経費計上する上での注意点
コワーキングスペース利用料を適切に経費計上するために、いくつか注意しておきたい点があります。
- 事業利用の根拠を明確に: 税務調査などが入った際に、なぜコワーキングスペースを利用しているのか、それがどのように事業に必要なのかを説明できるようにしておくことが重要です。日々の作業場所、クライアントとの打ち合わせ、情報収集のため、といった理由を明確に持っておきましょう。
- プライベート利用との按分は基本的に不要: 自宅を事務所として使っている場合、家賃や光熱費は事業で使っている割合（按分）に応じて経費計上する必要があります。しかし、コワーキングスペースは事業目的で契約・利用することがほとんどのため、個人的な利用が混ざるケースは稀です。したがって、原則として利用料の全額を経費として計上して問題ありません。もしごく稀に個人的な目的で利用した場合は、その分を按分して除くのが厳密ですが、現実的には事業利用が主であれば全額計上しているフリーランスが多いです。
- 領収書・請求書の宛名: 領収書や請求書の宛名は、ご自身の「個人事業主名（屋号があれば屋号）」で発行してもらうのが最も望ましい形です。ただし、難しい場合でも、氏名が入っていれば問題ないことがほとんどです。重要なのは、その支出がご自身の事業に関わるものであることを証明できることです。
まとめ：賢く経費計上して、コワーキングスペースを最大限に活用しよう
フリーランスとして活動する上で、集中できる作業環境の確保は非常に重要です。コワーキングスペースは、そのための有効な選択肢の一つであり、さらに利用料を経費として計上できるという税務上のメリットもあります。
この記事でご紹介したように、コワーキングスペース利用料は、事業のために利用している限り、適切に経費として認められます。「地代家賃」などの勘定科目を使って日々の記帳を行い、領収書や利用明細をきちんと保管しておくことが、確定申告に向けての準備となります。
経費計上を正しく行うことで、実質的な負担を減らし、コワーキングスペースのメリット（集中できる環境、他のフリーランスとの交流、情報収集など）を最大限に享受することが可能になります。
もし、経費計上や確定申告について不安な点があれば、税務署の相談窓口や税理士といった専門家にご相談ください。
コワーキングスペースを賢く活用し、フリーランスとしての活動をさらに充実させていきましょう。